РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
Администрация
Новолетниковского муниципального образования
Зиминского района
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от 26.07.2018г. с. Новолетники № 37
Об утверждении Положения
об архиве администрации
Новолетниковского муниципального образования
В целях совершенствования и упорядочения архивного дела в администрации Новолетниковского муниципального образования, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов, в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131 - ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», руководствуясь ст.ст. 6,23,46 Устава Новолетниковского муниципального образования, администрация Новолетниковского муниципального образования Зиминского района
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение об архиве администрации Новолетниковского муниципального образования (прилагается).
2. Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании Новолетниковского муниципального образования «Сельские вести» и разместить на официальном сайте администрации Зиминского районного муниципального образования www.rzima.ru в разделе «Сельские поселения – Новолетниковское МО».
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Новолетниковского
муниципального образования С.Н.Быкова
Приложение № 1
к Постановлению администрации
Новолетниковского муниципального образования
от 26.07.2018 г. № 37
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Новолетниковского муниципального образования
1. Общие положения
1.1. Документы администрации Новолетниковского муниципального образования
(далее –Администрации поселения) и Думы Новолетниковского муниципального образования (далее – Дума) имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Архивном отделе Администрации Зиминского районного муниципального образования (далее Архивный отдел муниципального района).
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством, хранятся в архиве Администрации поселения.
1.2. Администрация поселения обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Администрации поселения и Думы. В соответствии с правилами, установленными уполномоченным Федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации поселения.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Администрации поселения для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учёта, использования и подготовке к передаче на постоянное хранение создан архив.
1.4. Функции по ведению архива возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое распоряжением Главы Администрации поселения.
1.5. В своей работе архив Администрации поселения руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Иркутской области, настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве Администрации поселения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается Постановлением Администрации поселения по согласованию с ЭПК архивного управления Иркутской области.
-
-
Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Администрации поселения. Методическую и практическую помощь архиву Администрации поселения оказывает Архивный отдел муниципального района.
-
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1.Законченные делопроизводством Администрации поселения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации поселения и Думы документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников;
2.3. Документы личного происхождения, поступившие в архив;
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
- учёт, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
- подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых уполномоченным Федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации поселения и Думы;
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Администрации поселения – согласовывает с Архивным отделом муниципального района разработанные графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления Иркутской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;
- составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии муниципального района;
- принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Администрации поселения и Думы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным Федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
- осуществляет учёт и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;
- создаёт, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом Архивного отдела муниципального района;
- организует использование документов, а именно:
информирует руководство и работников Администрации поселения о составе и содержании документов архива,
- ведёт учёт использования документов, хранящихся в архиве;
- ежегодно представляет в Архивный отдел муниципального района сведения о составе и объёме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);
- подготавливает и в установленном порядке передаёт на хранение в архивное управление Иркутской области документы Администрации поселения и Думы;
- исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально- правового характера, а в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Администрации поселения;
-оказывает методическую помощь специалистам в составлении номенклатуры дел Администрации поселения и Думы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архивное управление Иркутской области.
4.Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации поселения;
- запрашивать сведения, необходимые для работы архива, с учётом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
- участвовать в мероприятиях, проводимых архивным управлением Иркутской области, Архивным отделом муниципального района по вопросам архивного дела.
5. Ответственность
5.1. Лицо ответственное, за ведение архива совместно с Главой Новолетниковского муниципального образования несёт ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
